עסקים רבים עושים שימוש כיום בחותמת דיגיטלית. חותמת זו מאפשרת את אישור הלקוח/האדם החותם על המסמך ומוודא שהוא מאשר את תוכנו. יש לשים לב בין חתימה דיגיטלית לחותמת דיגיטלית. חותמת דיגיטלית איננה רק מאשרת את תוכן המסמך אלא גם מונעת את האפשרות לשינויים במסמך. כדי לחסוך התעסקות רבה עם לקוחות, ספקים ואנשים אחרים, אותם ארגונים עושים שימוש במסמכים דיגיטליים עם אפשרויות לחתימה דיגיטלית. הם שולחים את המסמכים במייל או בSMS ללקוחותיהם ובכך מאפשרים חיתום מהיר, נוח, מאובטח ויעיל על מסמכים ללא צורך בפגישות פיזיות או בזבוז זמן מיותר.
על אילו טפסים נהוג לחתום דיגיטלית ומהן היתרונות של חותמת זו?
כיום עושים שימוש בתימה דיגיטלית על מסמכים, החל ממסמכים חשבונאיים, דרך טפסי הזמנה ואספקה, חוזים והסכמים שונים, טפסים הקשורים לעובדים, ביטוחים, פיננסיים ועוד. אלו הם רק חלק מהיתרונות של מסמכים עם חותמת דיגיטלית:
- חיסכון בעלויות הדפסה ועלויות שילוח ללקוח.
- חיסכון בזמן וארגון פגישות עם הלקוחות.
- חיסכון בזמן המתנה לניירת/לפגישה לצורך ההחתמה.
- הימנעות מטעויות בהפקת ההסכמים והמסמכים והפחתת הסיכון לטעויות המשנות את משמעות ההסכם.
- אמינות ורתימה של הטכנולוגיה לשיפור ויעילות השירותים בעסק.
- שביעות רצון הלקוח שחוסכים לו זמן ומאמץ להגיע פיזית למקום.
- שמירה מאובטחת של ההסכמים במערכת ומשיכתם בכל רגע נתון.
- חיסכון במקום פיזי לאחסון ותיוק מסמכים.
- ועוד…
באמצעות מערכת powerdoc ניתן יהיה להפיק מסמכים בקלות וביעילות, לעשות שימוש בתבניות חוזרות של מסמכים לחיסכון בזמן ואף לשלוח אותם ללקוחות שלך לחתימה מהירה בSMS, במייל ובדרכים נוספות. את המסמכים מקבלים חתומים בחזרה למערכת וניתן לעקוב ולשלוף אותם בכל עת לפי הצורך. כמו כן ניתן להוסיף שדות מיוחדים למילוי והחתמת הלקוחות וכן אפשרות לחותמת דיגיטלית החותמת את המסמך גם לשינויים.